Nachtragsmanagement nach VOB/B – was Bauleiter nach einer VOB Schulung über Leistungsänderungen und zusätzliche Leistungen wissen müssen
Nachträge gehören zu den wirtschaftlich bedeutendsten Themen der Bauabwicklung. Gleichzeitig entstehen gerade beim Nachtragsmanagement immer wieder Konflikte zwischen Auftraggebern, Auftragnehmern, Planern und Bauleitern.
Die Ursache liegt häufig nicht erst in der späteren Nachtragsprüfung.
Viele Probleme entstehen wesentlich früher: nämlich in dem Moment, in dem auf der Baustelle eine Abweichung vom ursprünglich vereinbarten Leistungssoll auftritt.
Eine Planung wird geändert. Ein zusätzliches Bauteil wird verlangt. Mengen verändern sich. Eine ursprünglich vorgesehene Ausführung ist technisch nicht mehr möglich. Der Auftraggeber verlangt eine andere Lösung. Oder eine Leistung wird erforderlich, die im Leistungsverzeichnis vermeintlich nicht enthalten ist.
Für Bauleiter stellt sich dann die entscheidende Frage:
Handelt es sich um eine bereits geschuldete Leistung oder entsteht ein zusätzlicher Vergütungsanspruch?
Professionelles Nachtragsmanagement nach VOB/B beginnt deshalb nicht beim Nachtragsangebot, sondern bei der Analyse des Vertrages.
Was ist ein Nachtrag nach VOB/B?
Der Begriff „Nachtrag“ wird im Baustellenalltag für unterschiedliche Sachverhalte verwendet.
Nicht jede Mehrarbeit ist automatisch ein vergütungspflichtiger Nachtrag.
Zunächst muss festgestellt werden, welche Leistung ursprünglich vereinbart wurde.
Erst danach kann beurteilt werden, ob die tatsächlich verlangte oder ausgeführte Leistung hiervon abweicht.
Typische Konstellationen sind:
Mengenänderungen,
Änderungen des Bauentwurfs,
geänderte Leistungen,
zusätzliche Leistungen,
nicht beauftragte Leistungen,
zusätzliche Planungsleistungen.
Die VOB/B enthält hierfür insbesondere in § 2 verschiedene Vergütungsregelungen.
Die wichtigsten Nachtragsarten im Überblick
Sachverhalt | Typischer Bezug | Praxisfrage |
Mengenabweichung | § 2 Abs. 3 VOB/B | Hat sich die ausgeführte Menge erheblich verändert? |
Leistungsänderung | § 1 Abs. 3 / § 2 Abs. 5 VOB/B | Wurde eine ursprünglich vereinbarte Leistung geändert? |
Zusätzliche Leistung | § 1 Abs. 4 / § 2 Abs. 6 VOB/B | Wird eine ursprünglich nicht vereinbarte Leistung verlangt? |
Leistung ohne Auftrag | § 2 Abs. 8 VOB/B | Unter welchen Voraussetzungen besteht dennoch ein Vergütungsanspruch? |
Planungsleistung | § 2 Abs. 9 VOB/B | Werden zusätzliche Planungsleistungen verlangt? |
Schritt 1: Das ursprüngliche Leistungssoll bestimmen
Die wichtigste Grundlage jeder Nachtragsprüfung lautet:
Was war ursprünglich geschuldet?
Ohne die Beantwortung dieser Frage lässt sich kaum zuverlässig feststellen, ob überhaupt eine zusätzliche Vergütung verlangt werden kann.
Nach § 1 Abs. 1 VOB/B wird die auszuführende Leistung nach Art und Umfang durch den Vertrag bestimmt.
Der Vertrag besteht in der Praxis häufig aus mehreren Dokumenten.
Dazu können gehören:
Leistungsverzeichnis,
Leistungsbeschreibung,
Vertragspläne,
besondere Vertragsbedingungen,
zusätzliche Vertragsbedingungen,
technische Vertragsbedingungen,
VOB/C,
weitere vereinbarte Unterlagen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, ausschließlich die betreffende Position des Leistungsverzeichnisses zu betrachten.
Das kann zu kurz greifen.
Das gesamte vertragliche Leistungsbild muss berücksichtigt werden.
Schritt 2: Soll und Ist vergleichen
Nach der Ermittlung des ursprünglichen Leistungssolls folgt der Vergleich mit der tatsächlich verlangten Ausführung.
Hier sollte möglichst konkret dokumentiert werden:
Vertraglich vorgesehen: Welche Leistung war geschuldet?
Tatsächlich verlangt: Was soll nun anders ausgeführt werden?
Technische Differenz: Was hat sich konkret geändert?
Wirtschaftliche Konsequenz: Welche zusätzlichen oder verminderten Aufwendungen entstehen?
Damit wird aus einer allgemeinen Aussage wie „Planung geändert“ ein nachvollziehbarer Nachtragssachverhalt.
Mengenänderungen nach § 2 Abs. 3 VOB/B
Bei Einheitspreisverträgen können sich die tatsächlich ausgeführten Mengen von den ausgeschriebenen Mengen unterscheiden.
§ 2 Abs. 3 VOB/B enthält hierfür eine spezielle Regelung.
Besondere Bedeutung besitzt die Schwelle von 10 Prozent.
Bauleiter sollten daraus vor allem eine praktische Konsequenz ziehen:
Mengen müssen während des Projektes überwacht werden.
Wer eine erhebliche Mengenabweichung erst bei der Schlussrechnung entdeckt, hat wertvolle Möglichkeiten für frühzeitige Abstimmung und Dokumentation verloren.
Ein laufender Soll-Ist-Vergleich kann deshalb Bestandteil eines professionellen Nachtragscontrollings sein.
Leistungsänderungen nach § 2 Abs. 5 VOB/B
Eine klassische Nachtragssituation entsteht, wenn der Auftraggeber eine Änderung des Bauentwurfs oder eine andere Anordnung trifft, durch die sich die Grundlagen des Preises einer im Vertrag vorgesehenen Leistung verändern.
Hier ist insbesondere § 2 Abs. 5 VOB/B relevant.
Typisches Beispiel:
Ausgeschrieben ist eine bestimmte Ausführungsart.
Während der Bauausführung verlangt der Auftraggeber eine andere technische Lösung.
Die Leistung bleibt ihrem grundsätzlichen Charakter nach bestehen, wird jedoch verändert.
Für den Bauleiter bedeutet dies:
Die Änderung sollte unmittelbar dokumentiert werden.
Dabei sind mindestens folgende Fragen wichtig:
Wer hat die Änderung verlangt?
Wann wurde sie verlangt?
Welche Vertragsleistung ist betroffen?
Welche Ausführung war ursprünglich vorgesehen?
Welche Ausführung wird nun verlangt?
Welche Auswirkungen entstehen auf Kosten und Bauablauf?
Je früher diese Informationen gesichert werden, desto besser lässt sich der Sachverhalt später nachvollziehen.
Zusätzliche Leistungen nach § 2 Abs. 6 VOB/B
Anders liegt der Fall bei einer zusätzlichen Leistung.
Hier geht es um eine Leistung, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen war.
§ 2 Abs. 6 VOB/B regelt die besondere Vergütung für eine vom Auftraggeber geforderte, im Vertrag nicht vorgesehene Leistung.
Für Auftragnehmer ist dabei insbesondere die Ankündigung des Vergütungsanspruchs von Bedeutung.
In der Praxis sollte deshalb nicht einfach gearbeitet und erst Wochen später über Geld gesprochen werden.
Das Nachtragsmanagement muss möglichst zeitnah einsetzen.
Warum mündliche Anweisungen problematisch sind
Auf Baustellen werden Entscheidungen häufig mündlich getroffen.
„Ändern wir so.“
„Das machen Sie bitte noch zusätzlich.“
„Führen Sie das erst einmal aus.“
Für den Bauablauf kann diese pragmatische Kommunikation notwendig sein.
Für die spätere Vertragsabwicklung ist sie jedoch riskant.
Nach einigen Wochen können unterschiedliche Erinnerungen bestehen:
War es tatsächlich eine Anordnung?
War es nur eine technische Diskussion?
Wer hat die Entscheidung getroffen?
War die Person überhaupt vertretungsberechtigt?
War allen Beteiligten bewusst, dass zusätzliche Kosten entstehen?
Deshalb sollten wesentliche Änderungen schriftlich bestätigt und dokumentiert werden.
Der Bauleiter als Schlüsselperson im Nachtragsmanagement
Nachtragsmanagement wird häufig als Aufgabe der Kalkulation oder des kaufmännischen Projektmanagements betrachtet.
Das ist nur die halbe Wahrheit.
Die Ursache des Nachtrags entsteht häufig auf der Baustelle.
Der Bauleiter sieht als einer der Ersten:
geänderte Pläne,
zusätzliche Anweisungen,
abweichende Mengen,
fehlende Leistungen,
geänderte Randbedingungen,
Störungen anderer Gewerke,
zusätzliche technische Anforderungen.
Deshalb muss die Information von der Baustelle möglichst schnell in das Nachtragsmanagement gelangen.
Ein Bauunternehmen kann kaufmännisch noch so professionell organisiert sein: Wenn relevante Informationen von der Baustelle erst Wochen später weitergegeben werden, wird eine belastbare Nachtragsbearbeitung unnötig schwierig.
Wer solche Situationen systematisch erkennen und vertraglich richtig einordnen möchte, sollte das Nachtragsmanagement deshalb als wesentlichen Bestandteil einer praxisorientierten VOB Schulung für Bauleiter und Projektleiter betrachten.
Was gehört in eine gute Nachtragsdokumentation?
Eine nachvollziehbare Dokumentation sollte den Sachverhalt möglichst aus sich heraus verständlich machen.
Hilfreich sind insbesondere:
Vertragsgrundlage,
ursprüngliche Leistungsbeschreibung,
relevante Planstände,
Änderungsanordnung,
Schriftverkehr,
Besprechungsprotokolle,
Bautagesberichte,
Fotos,
Aufmaße,
Kalkulationsgrundlagen,
Terminpläne.
Besonders wichtig ist eine nachvollziehbare zeitliche Abfolge.
Beispiel
01.06.: Ausführungsplan A freigegeben.
08.06.: Auftraggeber verlangt geänderte Ausführung.
09.06.: Auftragnehmer weist auf zusätzliche Vergütung hin.
10.06.: geänderter Plan B übermittelt.
12.06.: Ausführung beginnt.
Eine solche Chronologie erleichtert die spätere Prüfung erheblich.
Nachtrag und Bauablauf gemeinsam betrachten
Eine Leistungsänderung kann nicht nur zusätzliche direkte Kosten verursachen.
Sie kann gleichzeitig den Bauablauf beeinflussen.
Beispielsweise kann eine Änderung dazu führen, dass:
Material neu bestellt werden muss,
bereits ausgeführte Leistungen angepasst werden müssen,
Nachunternehmer umdisponieren,
Geräte länger benötigt werden,
Arbeiten unterbrochen werden,
nachfolgende Gewerke später beginnen.
Deshalb sollten Nachtragsmanagement und Terminmanagement miteinander verbunden werden.
Was ist mit Leistungen ohne ausdrücklichen Auftrag?
Besonders konfliktträchtig sind Leistungen, die ausgeführt wurden, obwohl keine eindeutige Beauftragung vorliegt.
§ 2 Abs. 8 VOB/B enthält hierzu besondere Regelungen.
Der Grundsatz ist für Bauleiter wichtig:
Zusätzliche Leistungen sollten nicht leichtfertig ohne klare vertragliche Grundlage ausgeführt werden.
Die spätere Aussage
„Die Leistung war doch notwendig“
ersetzt keine sorgfältige Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen.
Deshalb sollten technische Notwendigkeit und vertragliche Beauftragung voneinander getrennt betrachtet werden.
Nachträge aus Auftraggebersicht
Auch Bauleiter auf Auftraggeberseite benötigen fundierte Kenntnisse im Nachtragsmanagement.
Ihre Aufgabe besteht nicht darin, jeden Nachtrag grundsätzlich abzulehnen.
Vielmehr sollte geprüft werden:
Was war ursprünglich geschuldet?
Was hat sich geändert?
Wer hat die Änderung veranlasst?
Besteht ein Anspruch dem Grunde nach?
Ist die geforderte Vergütung nachvollziehbar?
Welche Unterlagen fehlen?
Welche Auswirkungen bestehen auf Termine und weitere Leistungen?
Eine systematische Prüfung reduziert das Risiko sowohl unberechtigter Zahlungen als auch unnötiger Konflikte über berechtigte Forderungen.
Nachträge aus Auftragnehmersicht
Auftragnehmer sollten wiederum vermeiden, Nachträge lediglich als kaufmännische Zusatzforderung zu betrachten.
Ein guter Nachtrag erzählt eine nachvollziehbare Geschichte:
Das war vereinbart.
Das wurde geändert beziehungsweise zusätzlich verlangt.
Deshalb verändert sich unsere Leistung.
Daraus ergeben sich diese wirtschaftlichen Auswirkungen.
Je nachvollziehbarer diese Kette dargestellt wird, desto leichter kann die Gegenseite den Anspruch prüfen.
Die häufigsten Fehler beim Nachtragsmanagement
Fehler 1: Das Leistungssoll wird nicht geprüft
Eine Leistung wird als Nachtrag bezeichnet, obwohl sie möglicherweise bereits vertraglich geschuldet war.
Fehler 2: Änderungen werden nicht dokumentiert oder nicht erkannt, da VOB Schulung der Bauleiter nicht stattfindet
Wochen später lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wann und von wem die Änderung verlangt wurde.
Fehler 3: Nachträge werden zu spät bearbeitet
Die Baustelle läuft weiter, während die kaufmännische Bearbeitung Monate hinterherhinkt.
Fehler 4: Bauleiter und Kalkulation kommunizieren nicht
Wichtige Informationen bleiben auf der Baustelle.
Fehler 5: Kosten und Bauzeit werden getrennt betrachtet
Die unmittelbaren Mehrkosten werden erkannt, Auswirkungen auf den Bauablauf jedoch nicht.
Fehler 6: Mündliche Aussagen werden nicht bestätigt
Später besteht Streit darüber, was tatsächlich vereinbart oder angeordnet wurde.
Ein einfacher Prozess für Bauleiter
Ein praxistauglicher Nachtragsprozess kann aus sieben Schritten bestehen:
1. Abweichung erkennen
Ist die tatsächlich verlangte Leistung anders als das ursprüngliche Leistungssoll?
2. Vertragsunterlagen prüfen
Was war tatsächlich vereinbart?
3. Sachverhalt dokumentieren
Wer verlangt was, wann und warum?
4. VOB/B-Tatbestand einordnen
Mengenänderung, geänderte Leistung, zusätzliche Leistung oder anderer Sachverhalt?
5. Vergütungsrelevanz prüfen
Welche Kostenwirkungen entstehen?
6. Terminfolgen prüfen
Beeinflusst die Änderung den Bauablauf?
7. Schriftlich kommunizieren
Der Sachverhalt sollte nachvollziehbar gegenüber dem Vertragspartner dargestellt werden.
Warum Nachtragsmanagement eine Kernkompetenz für Bauleiter ist und durch eine gezielte VOB Schulung erlernbar
Bauleiter steuern nicht nur Technik.
Sie steuern einen erheblichen Teil der wirtschaftlichen Realität eines Bauprojektes.
Ein übersehener Nachtrag kann für einen Auftragnehmer wirtschaftlich problematisch sein.
Ein ungeprüft akzeptierter Nachtrag kann für einen Auftraggeber zusätzliche Kosten verursachen.
Professionelle Bauleiter benötigen deshalb ein Verständnis beider Perspektiven.
Sie müssen erkennen, wann eine technische Entscheidung gleichzeitig eine vertragliche und wirtschaftliche Entscheidung ist.
VOB/B-Wissen systematisch aufbauen
Die Paragraphen der VOB/B isoliert zu lesen, reicht dafür häufig nicht aus.
Entscheidend ist die Verbindung mit realen Projektabläufen.
Wie erkenne ich das Leistungssoll?
Wann liegt eine Leistungsänderung vor?
Wann handelt es sich um eine zusätzliche Leistung?
Welche Dokumentation benötige ich?
Was muss ich anzeigen?
Welche Auswirkungen können auf Vergütung und Bauzeit entstehen?
Diese Zusammenhänge stehen deshalb auch im Mittelpunkt eines praxisorientierten VOB/B Seminars zum Nachtragsmanagement.
Fazit
Professionelles Nachtragsmanagement beginnt nicht mit einer Excel-Tabelle und auch nicht mit dem fertigen Nachtragsangebot.
Es beginnt mit dem Erkennen einer Abweichung vom Vertrag.
Bauleiter spielen dabei eine zentrale Rolle.
Sie müssen das ursprüngliche Leistungssoll verstehen, Änderungen erkennen, zusätzliche Leistungen identifizieren, Sachverhalte dokumentieren und Informationen rechtzeitig an die zuständigen Projektbeteiligten weitergeben.
Besonders relevant sind dabei die Regelungen des § 2 VOB/B zu Mengenänderungen, geänderten und zusätzlichen Leistungen.
Wer Nachtragsmanagement beherrscht, verbessert deshalb nicht nur die rechtliche Dokumentation eines Bauprojektes.
Er verbessert gleichzeitig Kostenkontrolle, Kommunikation und wirtschaftliche Steuerung.
FAQ zum Nachtragsmanagement nach VOB/B
1. Was ist ein Nachtrag nach VOB/B?
Als Nachtrag werden in der Baupraxis zusätzliche Vergütungsforderungen bezeichnet, die aufgrund einer Abweichung vom ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang entstehen können. Dabei muss zunächst geprüft werden, welche Leistung vertraglich geschuldet war und welcher VOB/B-Tatbestand für die Abweichung einschlägig ist.
2. Welche VOB/B-Regelungen sind für Nachträge besonders wichtig?
Besonders relevant sind § 2 Abs. 3 VOB/B bei Mengenänderungen, § 2 Abs. 5 VOB/B bei geänderten Leistungen und § 2 Abs. 6 VOB/B bei zusätzlichen Leistungen. Je nach Sachverhalt können weitere Regelungen hinzukommen.
3. Was ist der Unterschied zwischen einer geänderten und einer zusätzlichen Leistung?
Bei einer geänderten Leistung wird eine bereits vertraglich vorgesehene Leistung in veränderter Form ausgeführt. Eine zusätzliche Leistung war dagegen grundsätzlich nicht Bestandteil des ursprünglichen Leistungssolls. Die konkrete Einordnung muss anhand des jeweiligen Vertrags erfolgen.
4. Welche Aufgabe hat der Bauleiter beim Nachtragsmanagement?
Bauleiter erkennen Änderungen häufig unmittelbar auf der Baustelle. Sie sollten deshalb Abweichungen vom Leistungssoll erkennen, relevante Informationen dokumentieren und dafür sorgen, dass diese zeitnah in die vertragliche und kaufmännische Bearbeitung einfließen.
5. Was lernt man in einem VOB Seminar über Nachträge?
Ein praxisorientiertes VOB Seminar sollte vermitteln, wie das vertragliche Leistungssoll bestimmt wird, wie Mengenänderungen, Leistungsänderungen und zusätzliche Leistungen voneinander abgegrenzt werden und welche Anforderungen an Dokumentation, Kommunikation und Abrechnung bestehen.
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